Облікові книги в порядкурахунки за нормою AEAT

Доходи, витрати й основні засоби — зі ставкою IVA, типом операції та утриманням у кожному рядку. З книг збираються 303 і 390 (IVA), 130 і Renta (прибуток). Якщо в отриманих рахунках є утримання, додаються 111 і 190. Якщо ви орендуєте приміщення — 115 і 180. За контрагентами — 347 і 349. Вивантажити книги можна будь-коли. Витрати й рахунки потрапляють у книги самі:

• ✓Фото або PDF з телефона: розпізнаємо постачальника, суми й IVA, ви лише підтверджуєте
• ✓Банківський рахунок за згодою PSD2 і правила звірки: надходження закривають рахунки, а списання стають витратами за вашими правилами
• ✓Особисті поштові адреси для рахунків і чеків: постачальники надсилають туди, вкладення йдуть на розпізнавання
• ✓Файли CSV, Excel і JSON з попередньої бухгалтерії з перевіркою й пошуком дублів

Ми перевіряємо кожну витрату: чи є повний рахунок із вашим NIF, чи повʼязана вона з діяльністю, в якій частці і чи записана в книги. Чек не дає права на відрахування IVA. Що відраховується у 2026 році:

• ✓Внески RETA — повністю
• ✓Медична страховка: 500 € на рік на вас, чоловіка чи дружину й дітей до 25 років, які живуть з вами; 1 500 € за інвалідності
• ✓Страховки професійної відповідальності, приміщення й товару — повністю
• ✓Оренда окремого приміщення або коворкінгу, його комунальні послуги й ремонт — повністю
• ✓Комунальні послуги вдома: в IRPF 30 % від частки площі, заявленої в 036; IVA за світло, воду й газ — за часткою використання
• ✓Товари, матеріали, канцтовари, асесорія, юристи, нотаріус — повністю
• ✓Навчання й реклама — якщо звʼязок із діяльністю можна показати
• ✓Техніка й меблі до 300 € за одиницю — одразу, до 25 000 € на рік. Дорожчі — через амортизацію: компʼютери 26 %, меблі 10 % на рік
• ✓Мобільний звʼязок — лише якщо використовуєте його виключно для роботи
• ✓Автомобіль: 50 % IVA при змішаному використанні; в IRPF — лише при виключно робочому
• ✓Харчування в робочі дні з оплатою карткою: 26,67 € на день в Іспанії, 48,08 € за кордоном; з ночівлею 53,34 € і 91,35 €
• ✓Представницькі витрати (обід із клієнтом, подарунки): до 1 % обороту, IVA не відраховується
• ✓Зарплати й внески за працівників, відсотки за діловими кредитами, банківські комісії, IBI та IAE — повністю
• ✓Витрати без документів (difícil justificación): 5 % чистого прибутку, максимум 2 000 € на рік
• ✓Не відраховуються: штрафи, надбавки за подання поза строком, особисті витрати, звичайний одяг, витрати без рахунку

Джерело: Ley 35/2006 (IRPF), ст. 28–30; RD 439/2007, ст. 9, 22 і 30; Ley 37/1992 (IVA), ст. 95–96; Ley 27/2014, ст. 12.3; значення на 2026 рік

Рахунки, чеки й договори за законом зберігають роками:

• 4 роки — доки AEAT може перевірити декларацію (ст. 66 LGT).
• 6 років з останнього запису в книгах — для підприємницької діяльності (ст. 30 Código de Comercio). Обовʼязок не закінчується із закриттям діяльності.
• 10 років — документи щодо збитків і відрахувань, перенесених на наступні роки (ст. 66 bis і 70.3 LGT).

У кабінеті все лежить в одному архіві на серверах в ЄС і привʼязане до витрати, рахунку чи декларації. Фото стискаються до читабельного JPEG, тож місце не закінчується. Електронний рахунок, що прийшов на пошту, і є оригіналом: його достатньо зберігати в архіві. Паперовий рахунок зберігайте й на папері. Викинути оригінал можна лише після digitalización certificada програмою, схваленою AEAT (ст. 7 Orden EHA/962/2007). Фото в кабінеті — робоча копія. Вирішите піти — вивантажте весь архів одним ZIP.

Джерело: Ley 58/2003 General Tributaria, ст. 66, 66 bis і 70 · Código de Comercio, ст. 30 · RD 1619/2012, ст. 19–21 · Orden EHA/962/2007, ст. 7

Техніку, автомобіль чи меблі дорожчі за 300 € за одиницю не списують одразу: їх амортизують за роками за таблицею AEAT. Ви позначаєте це, коли записуєте витрату, і вибираєте групу. Кабінет 31 грудня нараховує частину року. IVA з покупки відраховується в 303 за квартал. В IRPF іде амортизація, а не вся вартість.

Джерело: Таблиця simplificada, Orden de 27 de marzo de 1998, ст. 30.1ª RIRPF

Регламент систем виставлення рахунків (RD 1007/2023) зобовʼязує програму створювати повʼязані записи з QR-кодом. Змінити рахунок заднім числом програма не дає. За законом для аутономо обовʼязок набуває чинності 1 липня 2027 року (RDL 15/2025). 5 жовтня 2026 року Hacienda оголосила перенесення на жовтень 2028 року, але норма про це ще не вийшла в BOE. Наш кабінет виставляє рахунки за цими вимогами і з послідовними серіями, тож перехід вас не зачепить.

Джерело: RD 1007/2023 · RDL 15/2025

Рахунок виставляється з кабінету або з телефона, номер і запис VeriFactu ставляться самі. Що можна зробити:

• ✓Тип операції: в Іспанії, клієнтові в ЄС (ROI, VIES, modelo 349), експорт, послуги поза ЄС, звільнені. А також OSS для приватних осіб ЄС зі ставкою IVA їхньої країни (modelo 369)
• ✓Рахунки в доларах, фунтах і ще 25 валютах за курсом ЄЦБ; у книгах і 303 суми в євро
• ✓Мова рахунку: іспанська, англійська або обидві одразу
• ✓Знижка в рядку й на весь рахунок, утримання IRPF, recargo de equivalencia
• ✓Рахунок на аванс (factura de anticipo) за прийнятим presupuesto і відрахування авансу в підсумковому рахунку
• ✓Factura proforma для передоплати: той самий вигляд, без податкової сили і без номера рахунку
• ✓Виправний рахунок (rectificativa) повний або на різницю замість правки виставленого
• ✓Надсилання email-ом із PDF від вашого імені й позначка «переглянуто», посилання для WhatsApp, оплата карткою, Bizum або PayPal
• ✓Нагадування покупцеві про оплату до й після строку — за вашим налаштуванням
• ✓Пряме списання SEPA: мандат покупця й файл remesa для банку
• ✓Накладні (albaranes) з підписом покупця й один рахунок за кількома накладними
• ✓Facturae XML для FACe, коли клієнт — державний орган

Presupuesto з опційними позиціями, знижкою, цінами з IVA для приватних осіб і строком дії. Клієнт приймає його за посиланням. Далі одна кнопка виставляє рахунок на аванс або підсумковий рахунок із номером і huella VeriFactu — рядки не треба набирати заново. Для передоплати є proforma. Сама пропозиція не має податкової сили і в декларації не потрапляє.

У кожному рахунку ви вибираєте спосіб оплати. Це переказ на IBAN, Bizum, PayPal із посиланням, де вже стоїть сума, посилання на оплату карткою або пряме списання SEPA. Рахунок іде покупцеві email-ом із кабінету. Нагадування про оплату надсилаються самі, якщо ви їх увімкнули. На головній блок «неоплачені рахунки» збирає все, що вам винні, і показує прострочене за групами днів.

Для громадського харчування й роздрібу: денні продажі за чеками вносяться звітом Z за хвилину або приходять із каси листом на вашу адресу. У книзі вони стають facturas simplificadas серії T, а в 303 потрапляють за ставками IVA.

Джерело: Спрощені рахунки до 3 000 € з IVA в роздрібі та громадському харчуванні — ст. 4 і 7 RD 1619/2012

Абонентські послуги клієнтам виставляються самі в заданий день. Оренду, внесок RETA, страховки й підписки на софт ви вносите один раз, і вони зʼявляються в книзі щомісяця.

Книги, рахунки, витрати, декларації й дані працівників вивантажуються в Excel, CSV і JSON будь-коли, рахунки — пакетом PDF із Facturae XML. Це ваші дані: коли змінюєте бухгалтерію, вони йдуть з вами. Повна копія відповідає ст. 20 RGPD.

Архів виставлених і отриманих рахунків, підтвердження за кожною декларацією, офіційні книги й чат з асесором. Усе зберігається в ЄС і доступне лише з вашого акаунта.