Гайди

Як виставити рахунок аутономо: перша factura крок за кроком (2026)

Перший рахунок лякає більше, ніж варто. Пояснюємо поля factura, розрахунок IVA і утримання IRPF на прикладі, кому retención не ставлять, коли досить спрощеного рахунку, як нумерувати, у який строк виставляти, як виправити помилку і що змінять VeriFactu та електронна factura.

Автор: Марина Алдушина, податкова асесорка для аутономо · colaboradora social de la Agencia Tributaria, членкиня ASEFIGET № 0989/1026MA · LinkedIn

Опубліковано 24 вересня 2026 р. · оновлено 28 жовтня 2026 р. · 10 хв

Щоб виставити рахунок, аутономо складає factura з полями зі ст. 6 Reglamento de facturación (RD 1619/2012). Це номер, дата, імʼя, NIF і адреса ваші та клієнта, опис роботи, база, ставка і сума IVA, підсумок. Ви професіонал, а платить іспанська компанія чи аутономо? Тоді з підсумку віднімають retención IRPF 15 %, у нових 7 %. Приватній особі рахунок дають одразу, компанії до 15-го числа наступного місяця включно. У 2026 році годиться будь-яка програма і навіть Excel: VeriFactu за законом почнеться 1 липня 2027 року.

Які дані обовʼязково мають бути в рахунку

У 2026 році повна factura містить набір полів зі ст. 6 RD 1619/2012. Це номер і серія, дата виставлення, повне імʼя чи назва та адреса обох сторін, ваш NIF і NIF клієнта. Далі йдуть опис роботи з ціною за одиницю без податку, база, ставка IVA і сума IVA окремим рядком. Якщо роботу зроблено не в день виставлення рахунку, вказують і дату операції.

Опис пишуть так, щоб за ним можна було перевірити суму. «Дизайн сайту, вересень 2026, 20 годин по 50 €» підходить. Одне слово «послуги» не підходить. Клієнта-компанію вказують повною назвою і її NIF, а не імʼям працівника, який замовив роботу.

Інколи в рахунку потрібна особлива позначка, без неї він неповний (ст. 6.1.j–p):

робота звільнена від IVA, наприклад навчання чи медицина: посилання на статтю Ley 37/1992 або слова «operación exenta»;
клієнт з іншої країни ЄС сплачує IVA сам: «inversión del sujeto pasivo» і його NIF-IVA;
ви працюєте за criterio de caja: «régimen especial del criterio de caja».

IBAN, строк оплати й логотип закон не вимагає. Їх можна додати: ст. 6 дозволяє будь-які інші позначки.

Як порахувати IVA і retención у рахунку

IVA рахують від бази за ставкою вашої діяльності, загальна ставка у 2026 році 21 % (ст. 90 Ley 37/1992). Retención IRPF теж рахують від бази, без IVA: 15 % у професіоналів, 7 % у рік початку і два наступні роки (ст. 95 RIRPF). До оплати йде база плюс IVA мінус retención. Утриману суму клієнт сам сплачує в Hacienda через modelo 111.

Олена, графічна дизайнерка з Málaga, в alta з березня 2026 року, робить логотип для іспанської SL (вигаданий приклад). Рахунок має такий вигляд:

база: 1 000,00 €;
IVA 21 %: плюс 210,00 €;
retención 7 %: мінус 70,00 €;
до оплати: 1 140,00 €.

З retención 15 % утримали б 150 €, і на рахунок прийшло б 1 060 €. Ці 210 € IVA Олена покаже в modelo 303 за квартал. Утримані 70 € не зникають: у Renta за 2026 рік вони зменшать податок як уже сплачений аванс.

Новачки часто рахують retención від суми з IVA. Тоді клієнт утримає зайве, і рахунок доведеться виправляти.

Для ставки 7 % треба письмово повідомити клієнта, що в році перед початком роботи ви не вели професійної діяльності. Клієнт зберігає підписане повідомлення (ст. 95.1 RIRPF). Без нього він утримує 15 %. Ставка 7 % ваше право, а не обовʼязок. Якщо не хочеться доплачувати в Renta, можна лишитися на 15 %.

Кому ставити retención і IVA, а кому ні

Retención ставлять лише професіонали, тобто діяльність із секцій 2 і 3 тарифів IAE (ст. 95.2 RIRPF). І лише коли платить той, хто зобовʼязаний утримувати: іспанська компанія, аутономо, comunidad de propietarios (ст. 76 RIRPF, ред. 2026). Приватній особі retención не ставлять. Підприємець із секції 1, наприклад торгівля, зазвичай retención не ставить. Виняток становлять деякі епіграфи в módulos, наприклад albañilería: у них 1 % (ст. 95.6 RIRPF).

Кому ви виставляєте рахунок: IVA і retención у 2026 році (RD 1619/2012, Ley 37/1992 ст. 69, RIRPF ст. 76 і 95)
Клієнт	IVA в рахунку	Retención
Приватна особа в Іспанії	Іспанський IVA за вашою ставкою	Ні
Іспанська компанія чи аутономо, ви професіонал (секції 2 і 3 IAE)	Іспанський IVA	15 %, новим 7 %
Іспанська компанія чи аутономо, ви підприємець (секція 1 IAE)	Іспанський IVA	Ні, у módulos у частини епіграфів 1 %
Компанія з іншої країни ЄС з NIF-IVA, послуги	Без IVA, позначка «inversión del sujeto pasivo»	Ні
Компанія поза ЄС, послуги	Без IVA: послуга оподатковується не в Іспанії (ст. 69 Ley 37/1992)	Ні

Для клієнтів з ЄС потрібен alta в ROI, а для робіт з нерухомістю в Іспанії діють свої правила місця податку. Це пояснює гайд про рахунки клієнтам з ЄС. Приватним особам з ЄС за цифрові послуги й продажі на відстані понад 10 000 € на рік IVA сплачують за правилами OSS, про це гайд про OSS. Що клієнт робить із вашою retención, описано в гайді про modelo 111.

Коли досить спрощеного рахунку

Factura simplificada дозволена на суму до 400 € з IVA. У роздрібній торгівлі, громадському харчуванні, перукарнях, перевезенні пасажирів і низці інших видів діяльності ліміт 3 000 € з IVA (ст. 4 RD 1619/2012). Дані покупця в ній не потрібні. Покупець-підприємець може попросити вписати його NIF, адресу і суму IVA окремим рядком: тоді він відрахує цей IVA (ст. 7.2).

Якщо IVA сплачує клієнт-компанія з іншої країни ЄС (inversión del sujeto pasivo), місце операції поза ЄС або це поставка товару в іншу країну ЄС, спрощений рахунок не виставляють, потрібна повна factura (ст. 4.4). Якщо в одному році у вас є і повні, і спрощені рахунки, їх ведуть в окремих серіях (ст. 7.1.a). Приватна особа має право попросити повний рахунок зі своїми даними, коли він потрібен їй для податкового права (ст. 2.2.a). Такий рахунок замість спрощеного не вважається rectificativa (ст. 15.6).

Повна factura і factura simplificada у 2026 році (ст. 4, 6 і 7 RD 1619/2012)
Ознака	Повна factura	Factura simplificada
Сума	Будь-яка	До 400 € з IVA, у роздрібній торгівлі, громадському харчуванні тощо до 3 000 €
Дані покупця	Обовʼязкові: імʼя, NIF, адреса	Не потрібні, поки покупець не попросить
Відрахування IVA в покупця	Так	Лише з його NIF, адресою та IVA окремим рядком
Inversión del sujeto pasivo в ЄС, операції поза ЄС	Так	Не можна (ст. 4.4)
Серія	Своя	Окрема, якщо в році є і повні рахунки

Як нумерувати рахунки і вести серії

У кожній серії номери йдуть підряд, без пропусків і повторів (ст. 6.1.a RD 1619/2012). Кілька серій заводять, коли є причина: кілька точок продажу або різні види операцій. Factura rectificativa за законом завжди йде в окремій серії. Спрощені рахунки відокремлюють від повних, якщо в одному році є обидва види (ст. 7.1.a).

AEAT радить писати спершу серію, а потім через один пробіл номер. Годяться цифри, великі латинські літери і знаки «-», «_», «/», «.». Малі літери не рекомендовані (сторінка «Facturación IVA», ред. 13.10.2026). Наприклад: «F2026 0001» для звичайних рахунків і «R2026 0001» для rectificativas.

Нумерацію можна починати з 1 щороку. DGT пише, що це загальне правило: номери стартують з початком календарного року (консультація V0342-14 від 11.02.2014). Умова одна: дати й номери йдуть по порядку. Рік у серії, як «F2026», допомагає не сплутати рахунки різних років.

Виставлений рахунок не можна видалити, навіть якщо клієнт відмовився від роботи. Пропуск у номерах доведеться пояснювати під час перевірки, тому скасування оформлюють через rectificativa.

У який строк виставити й надіслати рахунок

Приватній особі рахунок виставляють у момент операції. Клієнту-компанії чи аутономо його виставляють до 16-го числа місяця після того, в якому виник IVA (ст. 11 RD 1619/2012). У той самий строк рахунок надсилають клієнту (ст. 18). Роботи одному клієнту за місяць можна зібрати в одну factura recapitulativa, компанії її виставляють теж до 16-го числа наступного місяця (ст. 13).

Роботу здали іспанській SL 28 жовтня 2026 року. Рахунок треба виставити й надіслати до 15 листопада включно. Якщо клієнт заплатив наперед, на передоплату теж виставляють рахунок (ст. 2.1 RD 1619/2012).

IVA за рахунком ви сплачуєте в 303 за квартал, коли виник податок, навіть якщо клієнт ще не заплатив. Виняток дає режим criterio de caja. Клієнт тягне з оплатою місяцями? Порядок дій описано в гайді про неоплачені рахунки.

Як виправити помилку в рахунку

Виставлений рахунок не видаляють і не переписують. Випускають factura rectificativa в окремій серії: у ній номер і дата початкового рахунку, причина і сума виправлення (ст. 15 RD 1619/2012). Її роблять одразу, як дізналися про помилку, але не пізніше 4 років з дати, коли виник IVA. Клієнту-компанії її надсилають до 16-го числа наступного місяця (ст. 18).

Rectificativa потрібна, якщо в рахунку неправильний NIF чи адреса, хибно пораховано IVA, клієнт повернув товар або ви дали знижку після виставлення рахунку. Суму можна показати двома способами: лише різницю зі знаком мінус чи плюс, або підсумок після виправлення разом із різницею (ст. 15.5). Одним документом можна виправити кілька рахунків, якщо перелічити кожен (ст. 15.4).

Що змінять VeriFactu і електронна factura

За законом з 1 липня 2027 року програма, в якій аутономо виставляє рахунки, має відповідати вимогам VeriFactu: запис не можна непомітно змінити, на рахунку QR-код (ст. 3 RD 1007/2023, RDL 15/2025). Купувати програму закон не зобовʼязує. Рахунки від руки й рахунки, які лише набирають і друкують у Word чи Excel, під VeriFactu не підпадають (FAQ AEAT щодо VeriFactu). 5 жовтня 2026 року Hacienda оголосила перенесення на жовтень 2028 року, але норми про це в BOE поки немає. Окремо з 6 жовтня 2028 року рахунки компаніям і аутономо стануть електронними (RD 238/2026).

Це два різні обовʼязки. VeriFactu стосується програми, якщо ви виставляєте в ній рахунки. Електронна factura стосується лише рахунків іншим аутономо і компаніям: строк рахують від Orden HAC/1028/2026, вона набрала чинності 6 жовтня 2026 року. Для обороту до 8 млн € це 24 місяці. Рахунки приватним особам лишаються як є.

До цієї дати рахунок компанії можна надіслати PDF-файлом на email, якщо клієнт згоден так його отримувати (ст. 9.2 RD 1619/2012). Безплатний сервіс AEAT для електронних рахунків відкриється щонайменше за 2 місяці до першого строку. Докладніше в гайді про VeriFactu та електронні рахунки.

Часті запитання про перший рахунок

Чи можна виставити рахунок до alta?

Спершу подають modelo 036. DGT у consulta V0451-26 від 27 лютого 2026 року відповіла, що навіть разова робота на 1 000 € потребує alta в censo через 036. Лише одинична операція без наміру продовжувати не робить вас підприємцем для IVA. Подробиці в гайді про рахунок без реєстрації.

Чи можна виставити рахунок українською або в доларах?

Так. Мова рахунку будь-яка, суми можна вказати в будь-якій валюті, але суму IVA пишуть у євро (ст. 12 RD 1619/2012). Під час перевірки AEAT має право попросити переклад іспанською.

Чи можна взяти оплату готівкою?

Якщо одна зі сторін підприємець чи професіонал, готівкою можна заплатити менше ніж 1 000 € (ст. 7 Ley 7/2012). Штраф за порушення 25 % від суми, відповідають обидві сторони.

Скільки зберігати рахунки?

Податковий строк 4 роки (ст. 66 Ley 58/2003, ст. 19 RD 1619/2012). Для підприємців Código de Comercio називає 6 років (ст. 30), тож надійніше зберігати 6. Baja від цього обовʼязку не звільняє.

Presupuesto теж вважається рахунком?

Ні. Presupuesto не нумерують разом із рахунками, і в книги він не йде. Рахунок виставляють, коли роботу зроблено або отримано передоплату.

Що робимо ми

Наші клієнти виставляють рахунки просто з кабінету. Номер, серія, ставка IVA і retención підставляються самі, для виправлень є окрема серія rectificativas. Ми розносимо рахунки в книги, звіряємо їх з вашими 303 і 130 і підказуємо, коли потрібен повний рахунок, а коли досить спрощеного.

Час виставити перший рахунок, і не хочеться помилитися? Напишіть нам, і ми складемо його разом з вами.

Джерела

Reglamento de facturación (RD 1619/2012, BOE-A-2012-14696, консолідований текст): ст. 2 (кому рахунок обовʼязковий, передоплата), 4 (спрощений рахунок: 400 € і 3 000 € з IVA, заборони), 6 (зміст, серії, позначки), 7 (зміст спрощеного рахунку), 9 (електронний рахунок, ред. RD 238/2026), 11 (строк), 12 (валюта і мова), 13 (recapitulativa), 15 (rectificativa), 18 (строк надсилання), 19 (зберігання). Перевірено 28.10.2026.
RIRPF (RD 439/2007, BOE-A-2007-6820): ст. 95 (15 %, 7 % новим професіоналам, секції 2 і 3 IAE, письмове повідомлення), ст. 76 (хто утримує, ред. від 08.10.2026). Перевірено 28.10.2026.
Ley 37/1992 (LIVA): ст. 69 (місце послуги), ст. 90 (ставка 21 %), ст. 164 (обовʼязок виставляти рахунки). Ley 58/2003, ст. 66 (4 роки); Código de Comercio, ст. 30 (6 років); Ley 7/2012, ст. 7 (готівка). Перевірено 28.10.2026.
RD 1007/2023 (VeriFactu) і RDL 15/2025: аутономо з 1 липня 2027 року; остання правка консолідованого тексту 03.12.2025, норми про перенесення на 2028 рік у BOE немає (перевірено 28.10.2026). RD 238/2026 і Orden HAC/1028/2026 (BOE 05.10.2026): електронна factura між підприємцями, 24 місяці для обороту до 8 млн €.
AEAT, розділ «Facturación IVA»: рекомендації щодо нумерації (ред. 13.10.2026), «Obligación de facturar», «Tipos de factura», «Facturas rectificativas». Прочитано 28.10.2026.
DGT, consulta V0451-26 від 27.02.2026 (рахунок до alta), за нашим гайдом про рахунок без реєстрації.
DGT, consulta V0342-14 від 11.02.2014: нумерація з початку кожного календарного року. Прочитано 28.10.2026.

← Усі гайди